「有給休暇付与機能」とは、有休の付与日と付与日数を自動計算してアラートし、管理者が「適用」することで付与を完了させる機能です。
本記事では事前設定の手順を解説します。
アラートの確認方法や、付与を適用する手順についてはこちらの記事をご参照ください。
・任意の付与日、付与日数で手動付与したい場合は、こちらに記載の方法でご対応ください。
・「有給休暇付与機能」は雇用区分ごとに付与設定を行います。従業員ごとに異なる付与設定を行いたい場合は、サポートセンターに「従業員別有休付与設定機能」の追加をご依頼ください。
・従業員ごとに初回付与日や分割付与日を日付指定できます。詳細はこちらの記事をご参照ください。
・設定例一覧をこちらの記事にまとめております。
付与日になると、管理画面ホームの「対応が必要な処理」に「有休付与対象者」と表示されます。
※全権管理者、または「従業員設定」権限が「◯閲覧・編集」の一般管理者だけに表示されます。
この項目をクリックすると、有休付与対象者画面が表示されます。
付与日、付与日数、またその算出基準が表示されますので、確認し、付与対象者に付与処理を行います。
本記事でご案内する事前設定をすべて行った日の、当日以降に発生する有休に対して有効です。過去の日付にさかのぼって付与対象にはできません。
過去へさかのぼって有休付与する場合は、手動で付与してください。
貴社の有給休暇付与基準が本機能の仕様内で対応できない場合も、手動付与で対応することをお勧めします。
関連記事： 本システム導入時点での有休残日数の登録方法
有給休暇付与機能がオンになっていることを確認します。
※全権管理者、または「オプション」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
1. 設定 ＞ その他 ＞ オプション を開きます。
2. スケジュール設定カテゴリ ＞ 有給休暇付与機能が「使用する」となっていることを確認します。
雇用区分ごとに有休付与関連設定を設定します。
※全権管理者、または「雇用区分設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
設定を変更する前に、「有休付与対象者」がいないかどうかを確認し、対象者がいる場合は、付与または棄却の処理を行ってから、設定変更してください。
「有休付与対象者」が表示されている状態で、有休付与関連設定を変更すると、すでに表示されていた対象者は表示されなくなり、付与対象外になってしまいます。
1. 設定 ＞ 従業員 ＞ 雇用区分設定 を開き、対象区分の［編集］をクリックします。
2. 休暇関連カテゴリ ＞ 有休付与 ＞ ［有休付与関連設定］をクリックし、「有休付与関連設定」画面を開きます。
付与日数の算出方法を設定します。
以下のいずれかを選択してください。
◯日
週の契約労働日数に対応する比例付与日数テーブルから付与日数を決定します。
出勤率が80％を超えていることが付与の条件です。
出勤率が満たされないと付与日数0日と算出されます。
「年間所定労働日数」が0日となっている場合は、出勤率が80％に満たなくても、80％の出勤があるとみなして有休付与日数を算出します。
年間の勤務日、全労働日を基に週の契約労働日数を計算
週の契約労働日数を定めていない場合に利用できます。
従業員の年間勤務日数に応じて週の契約労働日数を仮定し、有休付与日数を計算します。
この際、出勤率は参照しません。
例えば下図のように比例付与日数が設定されている場合に、ある従業員が年間200日勤務したとき、週の契約労働日数4日の基準で有休付与日数が算出されます。
年間200日の勤務は年間所定労働日数169日以上217日未満に該当するためです。
有休の初回付与日を設定します。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
|
入社日から6ヶ月後に初回付 与し、毎年の付与日とする |
初回付与日は入社日から6ヶ月後になります。 ※この項目では「6ヶ月後」以外を選択できません。初回付与日を変更したい場合は、従業員ごとに日付指定してください（詳細はこちら）。 |
|
分割付与：入社日から［ ］ か月後に［ ］日付与 |
初回付与日より前に一部の日数を付与したい場合は、分割付与のタイミングと日数を設定します。 ※分割付与日には「0〜5ヶ月後」を選択できます。 ※分割付与日に任意の日付を設定したい場合は、従業員ごとに日付指定してください（詳細はこちら）。 |
| 分割付与日を基準とする | 上記「分割付与」項目にチェックを入れると、この項目にも自動的にチェックが入ります。「分割付与」項目で設定した分割付与日は、翌年以降の有休付与日となります。 ※チェックを外して登録するとエラーになります。 |
「分割付与」項目で前倒し付与を設定する場合は、「分割付与日を基準とする」にチェックしてください。チェックしないと登録時にエラーとなります。
労働基準法では、「前倒し付与をした場合、次年度の付与日も繰り上げた期間と同じか、それ以上の期間、法定の基準日より繰り上げなければならない」とされています。
違法となる例
（1）4月1日に入社
（2）入社日当日の4月1日に5日（前倒し付与）
（3）入社半年後の10月1日に5日付与（本来の付与日）
（4）次年度の10月1日に11日付与
上記例の場合、本来の付与日の10月1日も半年以上繰り上げなければならず、
（4）では遅くとも4月1日には付与しなければなりません。
2回目以降の付与日を設定します。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| なし | 2回目以降の付与日が初回付与日と同じ場合は、こちらを選択します。 |
| 付与日を［ ］月［ ］日に統一する | 2回目以降の付与日が初回付与日と異なる場合は、こちらを選択し、日付を設定します。 |
| 付与日を基準に上半期・下半期を定める | こちらにチェックをつけると、「付与日を［ ］月［ ］日に統一する」で設定した日付を基準に、1年を上半期と下半期で分けます。詳細はこちらの記事をご参照ください。 |
| 第2基準日を優先する | こちらにチェックをつけると、「付与日を［ ］月［ ］日に統一する」で設定した日付が、初回以降の付与日となります。 ただし、入社日が付与日を過ぎている場合（付与日が5月1日で入社日が6月1日など）は、初回付与日は「第1基準日を設定してください」の初回付与日の設定を参照します。 詳細はこちらの記事をご参照ください。 |
週の契約労働日数と勤続年数に応じた付与日数表を入力します。
［初期値を読み込む］をクリックすると、法定基準が入力されますが、貴社の就業ルールに合わせて編集してください。
下図は入力例です。
「年間所定労働日数」を労働基準法の基準値以上、または「比例付与日数」を労働
基準法の基準値以下に設定すると、エラーになります。
5. 付与算出基準となる勤務日数・全労働日数として数える日を設定してください
出勤率の計算対象を設定します。
出勤率＝勤務日数 ÷ 全労働日数 × 100
「勤務日」は出勤した日、または出勤したとみなす日です。「全労働日」は出勤すべき日です。「平日出勤」「法定休日出勤」「法定外休日出勤」、および各種休暇の、「勤務日」や「全労働日」にチェックを入れます。下図は設定例です。
前述の「1. 週の契約労働日数を設定してください（必須）」箇所で「年間の勤務日、全労働日を基に週の契約労働日数を計算」と設定している場合は、出勤率は参照せず、「勤務日」にチェックがある項目が「年間所定労働日数」として集計されます。一方で有休付与対象者画面では出勤率を参考値として算出し、表示しているため「全労働日」のチェックも必要です。
補足1：「週の契約労働日数」と「第2基準日の設定」が未設定の場合
週の契約労働日数」と「第2基準日の設定」が未設定の場合、「この雇用区分は年次有休付与対象外です。」と表示されます。設定状況の確認などにお役立てください。
補足2：「第1基準日の設定」「第2基準日の設定」を変更した場合
有休付与関連設定の「第1基準日の設定」「第2基準日の設定」を変更した場合、次回付与日が変わります。
その際、該当雇用区分に属している、かつ有休付与対象者となっている従業員の有休付与データは削除されます。
以下のアラートが表示されるので、有休付与対象者画面よりご確認いただき、付与が必要な従業員には付与操作を行ってください。
画面上部
「第1基準日の設定」「第2基準日の設定」設定画面
各従業員に入社日を入力します。入社日が入力されていない場合は付与対象者になりませ
ん。
※全権管理者、または「従業員設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
1. 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 を開き、該当者の［編集］をクリックします。
2. 雇用情報カテゴリ内の「入社日」を入力して登録します。
従業員データをCSVインポートすることで、「入社日」を一括登録できます。従業員データインポート用のレイアウトを作成する際に「入社日」項目を含めてください。詳細はこちらの記事をご参照ください。