「有給休暇付与機能」を利用して、初回付与に関しては
上半期入社・下半期入社で付与日を分け、2回目以降の付与に関しては
共通の日に全社一斉付与する方法を解説します。
たとえば、以下のように付与する場合の設定方法を解説します。
- 初回付与は、入社日に応じて以下のように付与
- 4月1日〜9月30日に入社した従業員は、10月1日に有休を一斉付与
- 10月1日〜3月31日に入社した従業員は、4月1日に有休を一斉付与
- 2回目以降の付与は、4月1日に全社一斉付与
付与イメージ
有給休暇付与機能がオンになっていることを確認します。
※※admin全権管理者および全権管理者、または「オプション」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
1. 設定 ＞ その他 ＞ オプション を開きます。
2. スケジュール設定カテゴリ ＞ 有給休暇付与機能が「使用する」となっていることを
確認します。
雇用区分ごとに有休付与関連設定を設定します。
※admin全権管理者および全権管理者、または「雇用区分設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
設定を変更する前に、「有休付与対象者」がいないかどうかを確認し、対象者がいる場合は、付与または棄却の処理を行ってから、設定変更してください。
「有休付与対象者」が表示されている状態で、有休付与関連設定を変更すると、すでに表示されていた対象者は表示されなくなり、付与対象外になってしまいます。
1. 設定 ＞ 従業員 ＞ 雇用区分設定 を開き、対象区分の［編集］をクリックします。
2. 休暇関連カテゴリ ＞ 有休付与 ＞ ［有休付与関連設定］をクリックし、
「有休付与関連設定」画面を開きます。
1. 週の契約労働日数を設定してください（必須）
付与日数の算出方法を設定します。
以下のいずれかを選択してください。
◯日（日数設定）
週の契約労働日数に対応する比例付与日数テーブルから付与日数を決定します。
2回目以降の付与については、出勤率が80％を超えていることが付与条件となります。
出勤率が満たされないと付与日数0日と算出されます。
年間の勤務日、全労働日を基に週の契約労働日数を計算
週の契約労働日数を定めていない場合に利用できます。
従業員の年間勤務日数に応じて週の契約労働日数を仮定し、有休付与日数を計算します。
この際、出勤率は参照しません。
例えば下図のように比例付与日数が設定されている場合に、
ある従業員が年間200日勤務したとき、週の契約労働日数4日の基準で有休付与日数が算出されます。
年間200日の勤務は年間所定労働日数169日以上217日未満に該当するためです。
有休の初回付与日を設定します。
「入社から6ヶ月後に初回付与し、毎年の付与日とする」と設定します。
その下の項目にはチェック不要です。
2回目以降の付与日を設定します。「付与日を◯月◯日に統一する」を選択し、
2回目以降一斉付与したい月日を設定します。
「付与日を基準に上半期・下半期を定める」と「第2基準日を優先する」の両方に
チェックを入れます。
「付与日を4月1日に統一する」と設定したうえで「付与日を基準に上半期・下半期を定める」と「第2基準日を優先する」の両方にチェックを入れると、以下の挙動になります。
初回付与日：
4月1日と、その半年後の10月1日が初回付与日になります。入社時期に応じていずれかが適用されます。
・4月1日：10月1日〜3月31日に入社した従業員の初回付与日
・10月1日：4月1日〜9月30日に入社した従業員の初回付与日
2回目以降の付与日：
「第2基準日」として設定した日付（4月1日）が、2回目以降の付与日になります。入社日に関係なく一律「4月1日」に付与されます。
週の契約労働日数と勤続年数に応じた付与日数表を入力します。
［初期値を読み込む］をクリックすると、法定基準が入力されますが、
貴社の就業ルールに合わせて編集してください。
下図は入力例です。
「年間所定労働日数」を労働基準法の基準値以上、または「比例付与日数」を労働基準法の基準値以下に設定すると、エラーになります。
5. 付与算出基準となる勤務日数・全労働日数として
数える日を設定してください
出勤率の計算対象を設定します。
出勤率＝勤務日数 ÷ 全労働日数 × 100
「勤務日」は出勤した日、または出勤したとみなす日です。「全労働日」は出勤すべき日です。
「平日出勤」「法定休日出勤」「法定外休日出勤」、および各種休暇の、「勤務日」や「全労働日」にチェックを入れます。
下図は設定例です。
前述の「1. 週の契約労働日数を設定してください（必須）」箇所で「年間の勤務日、全労働日を基に週の契約労働日数を計算」と設定している場合は、出勤率は参照せず、「勤務日」にチェックがある項目が「年間所定労働日数」として集計されます。一方で有休付与対象者画面では出勤率を参考値として算出し、表示しているため「全労働日」のチェックも必要です。
各従業員に入社日を入力します。入社日が入力されていない場合は付与対象者になりません。
※※admin全権管理者および全権管理者、または「従業員設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
1. 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 を開き、該当者の［編集］をクリックします。
2. 雇用情報カテゴリ内の「入社日」を入力して登録します。
従業員データをCSVインポートすることで、「入社日」を一括登録できます。従業員データインポート用のレイアウトを作成する際に「入社日」項目を含めてください。操作の詳細はこちらの記事をご参照ください。
本記事の手順に従って、以下のように設定した場合、
- 週の契約労働日数：5日
- 第2基準日：4月1日、付与日を基準に上半期・下半期を定める、第2基準日を優先する
- 比例付与日数：本記事の入力例の通りに設定
付与日数とタイミングは以下の表の通りです。
- 初回付与は、入社日に応じて以下のように付与
- 4月1日〜9月30日に入社した従業員は、10月1日に有休を一斉付与
- 10月1日〜3月31日に入社した従業員は、4月1日に有休を一斉付与
- 2回目以降の付与は、4月1日に全社一斉付与