「従業員の履歴管理」の機能仕様と制限事項について解説します。
本機能を利用するには、本記事の内容をよくご確認のうえ、サポートセンターへ「従業員の履歴管理機能」の追加をご依頼ください。
「従業員の履歴管理」機能の追加により、従業員が異動した際に次の挙動になります。
1. 対象日（対象月）時点の雇用区分設定で集計されます
2. 対象日（対象月）時点の所属情報・雇用区分情報でデータ出力されます
3. 申請の際、対象日時点の所属の申請承認フローが適用されます
4. 「日の契約労働時間」が異なる雇用区分に異動した際、休暇残時間が調整されます
1. 対象日（対象月）時点の雇用区分設定で集計されます
過去データを勤怠データ再計算やデータ出力した場合、対象日（対象月）時点の
雇用区分の設定内容で集計されます。
例 2017年12月1日に「正社員」から「変形労働制」に異動している
「従業員の履歴管理」を利用しない場合
「2017/06/01 〜 2017/11/30」を勤怠データ再計算すると、現在の雇用区分
「変形労働制」の設定内容で再計算されます。
「従業員の履歴管理」を利用する場合
「2017/06/01 〜 2017/11/30」を勤怠データ再計算すると、当時の雇用区分
「正社員」の設定内容で再計算されます。
2. 対象日（対象月）時点の所属情報・雇用区分情報でデータ出力されます
対象日（対象月）時点の所属名・雇用区分名でタイムカード［PDF］や月別データ［CSV］が出力
されます。
WebAPIで「従業員データ」を出力した場合も同様です。
例 2017年12月1日に「正社員」から「変形労働制」に異動している
「従業員の履歴管理」を利用しない場合
現在の雇用区分名「変形労働制」で出力されます。
「従業員の履歴管理」を利用する場合
当時の雇用区分「正社員」で出力されます。
「従業員の履歴管理」機能を利用していても、管理画面上は現在の所属名・雇用区分名で表示されます。
3. 申請の際、対象日時点の所属の申請承認フローが適用されます
異動前にさかのぼって申請した際、対象日時点の所属の申請承認フローに従って申請が
上がります。
設定 ＞ その他 ＞ オプション ＞ 申請承認設定カテゴリ ＞ スケジュール・打刻・残業・時間外勤務の申請先 が、「所属の承認者に申請を上げる」に設定されていることが前提です。
例 2017年7月1日に「大阪支社」から「東京本社」に異動している
「従業員の履歴管理」を利用しない場合
2017年6月1日にさかのぼって打刻申請すると、現在の所属「東京本社」の承認者に
申請が上がります。
「従業員の履歴管理」を利用する場合
2017年6月1日にさかのぼって打刻申請すると、当時の所属「大阪支社」の承認者に
申請が上がります。
従業員の所属を変更する際は、勤怠の申請や承認、勤怠の締め、データ出力などを完了させた後に異動処理することを推奨します（詳細はこちら）。「従業員の履歴管理機能」を使用している場合、異動前の所属に対してのみ「締め」権限をもつ管理者は、従業員の所属変更後、異動前の期間の勤怠を締めることができないためです。
4. 「日の契約労働時間」が異なる雇用区分に異動した際、
休暇残時間が調整されます
「日の契約労働時間」が異なる雇用区分に異動した際、休暇残時間が次の計算式で
調整されます。
計算式
異動後の休暇残時間 = 異動前の休暇残時間 × （異動後の「日の契約労働時間」 ÷
異動前の「日の契約労働時間」）
※従業員設定で「日の契約労働時間」を設定している場合や、同じ雇用区分において
「日の契約労働時間」の値を変更した場合は、調整されません。
例 対象従業員が次の条件の場合
異動前
- 日の契約労働時間： 8時間
- 休暇付与日数： 10日
- 休暇取得数： 6日+5時間
- 休暇残数： 3日+3時間
異動後
- 日の契約労働時間： 4時間
「従業員の履歴管理」を利用しない場合
異動前の「休暇取得数：6日+5時間」の端数「5時間」が異動後の
「日の契約労働時間：4時間」で再計算されて「1日+1時間」になります。
その結果、異動後は「休暇取得数：7日（6日+1日）+1時間」の扱いとなるため、
「休暇残数：2日+3時間」になります。
「従業員の履歴管理」を利用する場合
異動前の「休暇残数：3日+3時間」の端数「3時間」が上記計算式で調整されます。
異動前の休暇残時間 × （異動後の「日の契約労働時間」 ÷ 異動前の「日の契約労働時間」）
＝ 3時間 × （ 4時間 ÷ 8時間 ）
＝ 1.5時間 ⇒ 2時間（端数切り上げ）
休暇残数の端数のみ調整されるため、異動後は「休暇残数：3日+2時間」になります。
「従業員の履歴管理」機能を利用していても、休暇残時間を調整なしに設定可能です。休暇残時間の調整なしをご希望の場合は、サポートセンターに「時間休暇の異動調整計算：計算しない」設定をご依頼ください。
「従業員の履歴管理」機能の追加により、次の制限事項が発生します。
- 1. 締め日が異なる雇用区分へ異動できなくなります
- 2. 雇用区分の締め日を変更できなくなります
- 3.変形労働制の場合、月度の途中で雇用区分を異動すると、想定と異なる集計値になることがあります
- 4. 「所属・雇用区分の変更履歴編集制限」を「制限なし」にする必要があります
- 5. パターンが自動的に外れる場合があります
- 6. 週の締め日が異なる雇用区分へ異動した場合、「週の集計」が正しく集計されません
例えば、ある従業員を「15日締め」の雇用区分Aから「月末締め」の雇用区分Bへ
変更しようとすると、「締め日が異なる雇用区分には変更できません」という
エラーメッセージが表示され、変更できません。
設定 ＞ 従業員 ＞ 雇用区分設定 ＞ 対象雇用区分の［編集］ ＞ 基本情報カテゴリ ＞
締め日 にて締め日を変更しようとすると、「変更後の締め日と、従業員の過去の締め日が
異なるため、登録できません」というエラーメッセージが表示され、変更できません。
3. 変形労働制の場合、月度の途中で雇用区分を異動すると、想定と異なる集計値になることがあります
変形労働制の場合、雇用区分の異動時に異動日を月度の途中に設定すると（例えば月末締めの場合に
異動日が15日など、異動日を「締め日」翌日以外に設定すると）、異動日が存在する月度の集計は
次のように計算されます。
・変形労働設定ありの雇用区分から、変形労働設定ありの雇用区分へ変更：
「基準時間」が異なる雇用区分に変更した場合、変更後の雇用区分の
「基準時間」に基づき1ヶ月分の勤怠データを集計します。
※変更前の雇用区分の「基準時間」は参照されません。
・変形労働設定なしの雇用区分から、変形労働設定ありの雇用区分へ変更：
異動日以降の期間を変形労働設定に基づき集計します。異動日より前の期間は変形労働設定なしで
集計されます。
・変形労働設定ありの雇用区分から、変形労働設定なしの雇用区分へ変更：
変形労働設定に基づいた集計は行われません。
4. 「所属・雇用区分の変更履歴編集制限」を「制限なし」に
する必要があります
通常は当月度の開始日より前の日付で異動操作できないよう、
機能制限しています（詳細はこちら）。
「従業員の履歴管理」機能の追加に際して、この機能制限を「制限なし」にする
必要があります。
「制限なし」にすることで、過去日にさかのぼり異動操作が可能になります。
ただし操作履歴は保持しておらず調査不可のため、操作される際は十分に
ご注意ください。
5. パターンが自動的に外れる場合があります
パターンに「使用する所属」「使用する雇用区分」を設定したことが
ある場合の制限事項です（詳細はこちら）。
対象従業員の所属や雇用区分を、過去にさかのぼって「使用する所属」
「使用する雇用区分」に含まれていなかった所属や雇用区分に変更すると、
割り当てられているパターンが自動的に外れます。
6. 週の締め日が異なる雇用区分へ異動した場合、「週の集計」が正しく集計されません
例えば、ある従業員を「水曜日締め」の雇用区分Aから「土曜日締め」の雇用区分Bへ変更した場合、
タイムカードで異動前の日付を確認すると、「週の集計」が異動後の「土曜日締め」で計算され、
正しく集計されません。